Ein ausgereifter Beschaffungsagent zum Ermitteln von geeigneten Lieferanten

Abbildung 1 — Ablaufdarstellung, ein Hauptagent orchestriert diverse Subagenten. Zum Vergrößern anklicken.

TL;DR

Eine kurze zahlenbasierte Zusammenfassung des erreichten Status quo:

• vollautomatischer Prozess, angestoßen durch tägliches Überprüfen auf Änderungen in den Input-Daten (Bestandsartikelliste, Liste neuer Produkte)
• Verringerung des Einkaufspreises um durchschnittlich 6 % für neue Produkte im Vergleich zum manuellen Prozess
• 73 % schnellerer Ablauf zwischen Erstkontakt zum Lieferanten und finalem Verhandlungsergebnis durch starke Verkürzung der Reaktionszeiten auf Lieferantennachrichten

Zwei Fragen, ein Rechercheweg

Der Einkauf stellt zwei verschiedene Fragen. Die erste: Für die Artikel, die wir heute verkaufen — gibt es dafür einen anderen Lieferanten? Günstiger, näher, lieferfähiger, oder einfach als zweite Quelle, damit ein einzelner Ausfall nicht das Regal leer räumt. Die zweite: Für die Produkte, die wir ins Sortiment nehmen wollen — sind die überhaupt beschaffbar, und von wem?

Die Fragen klingen ähnlich, starten aber an verschiedenen Punkten. In Fall A liegt die Spezifikation faktisch schon vor: der Artikel existiert, er hat Maße, eine Verpackungseinheit, geforderte Normen, einen Absatz und einen Lieferanten. In Fall B existiert eine Idee und eine Zielmarge. Deshalb trennt der Agent die beiden Fälle nur am Anfang. Sobald eine belastbare Spezifikation vorliegt, ist der Weg derselbe: Kanalwahl, Recherche, Verifikation, Dossier — und danach, je Lieferant, Verhandlung oder Übergabe.

Fall A — Alternativen für das laufende Sortiment

Startpunkt ist eine Artikelliste aus Shop und ERP: Titel, GTIN, Warengruppe, aktueller Lieferant, Verpackungseinheit, Absatz. Der Hauptagent arbeitet diese Liste nicht selbst ab. Er startet pro Artikel einen Sub-Agenten Artikel normalisieren, der aus gewachsenen Shopdaten eine Spezifikation macht, mit der man überhaupt suchen kann: Material, Maße, Toleranzen, geforderte Normen und Kennzeichnungen, Verpackung, Mengenband. Was in den Daten fehlt, wird nicht geraten, sondern als Lücke notiert — jede Lücke ist später eine Frage, die im Anfrage-Entwurf an den Lieferanten steht.

Am Ende des Falls steht der zweite fallspezifische Schritt: der Sub-Agent Vergleich mit der Ist-Quelle. Er bewertet jeden verifizierten Kandidaten nicht absolut, sondern gegen den Lieferanten, der heute liefert — entlang der Größen, die über einen Wechsel entscheiden: Stückkosten im relevanten Mengenband, Mindestabnahme, Lieferzeit und Versandweg, Nachweise für die geforderten Normen, Umstellaufwand (neue Artikelnummern, neue Verpackung, neue Fotos) und Abhängigkeitsrisiko. Das Ergebnis ist eine von drei Empfehlungen: wechseln, als zweite Quelle aufnehmen, oder beim bestehenden Lieferanten bleiben.

Fall B — Lieferanten für Produkte, die es noch nicht gibt

Startpunkt ist eine Liste möglicher Produkte, oft nicht mehr als eine Zeile pro Produkt, dazu Zielmarkt und Zielmarge. Hier startet der Hauptagent pro Idee einen Sub-Agenten Anforderungsprofil bauen. Er recherchiert zuerst, wie dieses Produkt am Markt überhaupt beschrieben wird: welche Varianten, Größen und Materialien üblich sind, welche Normen und Kennzeichnungen im Zielmarkt greifen, in welchen Warengruppen es geführt wird. Erst daraus entsteht eine Spezifikation, und die ist bewusst mit Bandbreiten formuliert, weil sie eine Annahme ist und keine Vorgabe aus dem ERP.

Am Ende des Falls steht Machbarkeit und Shortlist statt eines Vergleichs, weil es keine Ist-Quelle gibt, gegen die man vergleichen könnte. Der Sub-Agent beantwortet zwei Dinge: Ist das Produkt in der gewünschten Qualität zur Zielmarge beschaffbar — und wenn ja, mit welchen drei Lieferanten würde man anfangen?

Der Quellen-Router — welche Kanäle zu welchem Produkt passen

Der teuerste Fehler in der Lieferantenrecherche ist, überall gleich zu suchen. Ein Markenartikel, den man weiterverkauft, und eine Eigenmarke, die erst gefertigt werden muss, haben nichts gemeinsam außer dem Wort Lieferant. Also entscheidet ein eigener Sub-Agent, der Quellen-Router, pro Produkt einen oder mehrere passende Kanäle — und schreibt die Begründung mit, damit im Dossier nachlesbar ist, warum nicht woanders gesucht wurde.

• Interne Datenbank — zuerst im eigenen Haus suchen: frühere Anfragen und Angebote, schon bewertete Lieferanten, alte Preislisten, Liefer- und Reklamationshistorie aus dem ERP. Der günstigste Kanal ist der, für den schon bezahlt wurde. Ein Lieferant, der vor zwei Jahren für eine andere Warengruppe angefragt wurde und damals zu teuer war, ist heute ein Treffer mit Kontaktweg, bekannter Reaktionszeit und einer Preisbasis, die kein externer Kanal liefert. Gesucht wird über Warengruppe, Material und Normen statt über Freitext, und jeder Treffer trägt sein Alter mit: ein Preis von 2024 ist eine Spur, keine Preisauskunft.
• Direkte Websuche — wenn der Lieferant ein Hersteller mit eigener Website ist: Markenware, Nischen- und Spezialhersteller, autorisierte Distributoren, Ersatzteile. Die Information liegt auf Herstellerseiten, in Händlerverzeichnissen und Messe-Ausstellerlisten, nicht in einem Katalog. Der Sub-Agent fächert dafür Suchanfragen auf: Produktbegriff mal Synonym mal Rolle (Hersteller, Großhandel, B2B, OEM) mal Sprache.
• Alibaba — wenn das Produkt gefertigt werden muss und Stückkosten, Mindestabnahme und OEM-Fähigkeit die Entscheidung tragen: Eigenmarke, austauschbare Massenware, Verpackung, Zubehör.
• Europages und wlw — wenn in Europa beschafft werden soll: kurze Lieferwege, kleine Losgrößen, Normen- und Dokumentationspflichten, Zoll- und Lieferkettenrisiko.

Der Router wählt bewusst mehr als einen Kanal, wenn die Frage mehr als eine Antwort hat. Die interne Datenbank läuft fast immer mit, weil sie billig ist und die Trefferliste gegen das absichert, was das Haus schon weiß. Bei einer Eigenmarke mit Kennzeichnungspflicht laufen zusätzlich Alibaba und Europages parallel, weil die Frage nicht nur ist, wer günstiger produziert, sondern auch, was eine europäische Quelle an Dokumentation und Lieferzeit besser kann. Jeder gewählte Kanal wird ein eigener Recherche-Sub-Agent, und die laufen gleichzeitig.

Ein Sub-Agent pro Schritt, einer pro Kandidat

Der Hauptagent recherchiert nicht. Er hält die Produktliste, die Routing-Regeln, das Budget und den Zustand des Laufs — und startet für jeden Schritt einen Sub-Agenten mit genau dem Ausschnitt, den dieser Schritt braucht:

1. Normalisieren (Fall A) oder Anforderungsprofil (Fall B) — eine Spezifikation plus ihre Lücken, je Produkt.
2. Quellen-Router — ein oder mehrere passende Kanäle je Produkt, mit Begründung.
3. Recherche je Kanal — Kandidaten aus der internen Datenbank, der Websuche, Alibaba, Europages oder wlw, jeder im gleichen Schema: Firma, Land, Rolle, Quelle, Belegzitat.
4. Zusammenführen — Dubletten über Kanäle hinweg erkennen (dieselbe Firma steht in der internen Datenbank, auf Europages und auf ihrer eigenen Website), Firmennamen und Rechtsformen normalisieren, Händler von Herstellern trennen, wenn ein Hersteller gefragt war.
5. Verifikation — ein Sub-Agent pro Kandidat. Existiert die Firma, mit Impressum und Registereintrag? Fertigt sie diese Warengruppe wirklich, oder handelt sie nur damit? Sind die geforderten Normen und Prüfzeichen auffindbar? Mindestabnahme, Lieferzeit, Exportfähigkeit, Kontaktweg?
6. Vergleich (Fall A) oder Machbarkeit (Fall B) — die beiden Schritte oben.
7. Anfrage-Entwurf — pro Lieferant eine Anfrage in dessen Sprache, mit der Spezifikation und den offenen Fragen aus Schritt 1.; wer sie sendet, entscheidet Schritt 9.
8. Dossier — eine Seite pro Produkt: Empfehlung, Belege, Lücken, nächster Schritt.
9. Verhandlung oder Übergabe — je Lieferant: entweder übernimmt ein Verhandlungs-Sub-Agent den Schriftverkehr (E-Mail oder die Plattform, über die der Kandidat gefunden wurde), oder der Vorgang geht mit Dossier und Anfrage direkt an den Einkauf.

Diese Aufteilung ist keine Ordnungsliebe, sie erledigt vier Probleme auf einmal. Erstens das Kontextbudget: vierzig Kandidaten mit je einigen Seiten Quellenmaterial passen in keinen Kontext, vierzig Sub-Agenten mit je einigen Seiten schon. Zweitens die Parallelität: Produkte, Kanäle und Kandidaten sind voneinander unabhängig, also laufen sie gleichzeitig. Drittens die Fehlergrenze: ein erfundener Lieferant stirbt in dem Verifikations-Sub-Agenten, der nur diesen einen Kandidaten prüft, statt in einem Kontext mitzulaufen, in dem zwanzig andere Kandidaten von ihm ablenken. Viertens die Testbarkeit: jeder Schritt hat ein eigenes Erfolgskriterium, lässt sich also einzeln bewerten und einzeln ersetzen. Ein neuer Kanal ist dann ein neuer Recherche-Sub-Agent und kein Umbau — die interne Datenbank hängt genau so dran.

Nach dem Dossier — verhandeln oder übergeben

Das Dossier ist der naheliegende Schlusspunkt, und für einen Teil der Lieferanten ist es das auch. Für den anderen Teil wäre es eine verschenkte Runde. Nach Schritt 8 steht deshalb eine Weiche, und sie wird je Lieferant gestellt: entweder übernimmt ein Verhandlungs-Sub-Agent den Dialog, oder der Vorgang geht mit Dossier und Anfrage-Entwurf direkt an den Einkauf.

Die Weiche ist keine Qualitätsaussage über den Lieferanten, sondern eine über das Gespräch. Ein Verhandlungsagent passt, wenn es transaktional und begrenzt ist: Erstkontakt ohne bestehende Beziehung, klar spezifizierte Ware, überschaubares Volumen, Plattformlieferanten, die ohnehin schriftlich und in Standardformulierungen über Staffeln verhandeln — per E-Mail oder im Nachrichtenkanal der Plattform. Er passt nicht, wenn an der Verhandlung mehr hängt als ein Preis: strategische Lieferanten, laufende Rahmenverträge, Exklusivität, regulierte Warengruppen, alles mit Haftungs- oder Vertragsbedingungen, und jeder Lieferant, bei dem die Beziehung mehr wert ist als die nächsten drei Prozent. Was davon vorliegt, entscheidet der Hauptagent anhand von Volumen, Warengruppe, Beziehungsstatus aus der internen Datenbank und einer Freigabeliste des Einkaufs — und schreibt die Entscheidung mit Begründung ins Dossier, wie jede andere.

Wo der Verhandlungsagent übernimmt, bekommt er kein Ziel, sondern ein Mandat: Zielpreis und Obergrenze im relevanten Mengenband, akzeptable Mindestabnahme, maximale Lieferzeit, Zahlungsziel, Incoterm-Korridor, Musterpflicht — und die Abbruchkriterien. Dann führt er den Dialog, den sonst ein Einkäufer führt: Anfrage raus, Antwort lesen, das Angebot in dasselbe Schema überführen, das auch das Dossier benutzt, Gegenangebot formulieren, nächste Runde. In der Sprache des Lieferanten, über ein Postfach oder einen Plattform-Zugang, den der Einkauf mitliest.

Er endet in einer von vier Lagen, und alle vier sind ein Ergebnis:

• Mandat erreicht — der verhandelte Stand liegt im Korridor. Das Dossier bekommt den Verlauf und eine Empfehlung zur Bestellung.
• Keine Bewegung — zwei Runden ohne Zugeständnis auf beiden Seiten. Abbruch mit dem letzten Stand, damit der nächste Kandidat der Shortlist nicht auf eine Sackgasse wartet.
• Außerhalb des Mandats — der Lieferant verlangt etwas, wofür der Agent keine Vollmacht hat: höheres Volumen, andere Zahlungsbedingungen, eine Vertragsklausel. Eskalation an den Einkauf, mit der offenen Frage als Erstes im Dossier.
• Rundenlimit — eine harte Obergrenze, damit ein freundlicher, aber ergebnisloser Schriftwechsel nicht ewig weiterläuft.

Was der Agent in keiner der vier Lagen tut: zusagen. Keine Bestellung, keine verbindliche Mengenzusage, kein Vertrag — auch nicht sinngemäß in einer Mail oder einer Plattform-Nachricht. Der Verhandlungsagent verschiebt die Grenze des Agenten um einen Schritt nach hinten, er löscht sie nicht.

Belege oder nichts

Lieferantenrecherche ist der Prozess, in dem ein Sprachmodell am meisten Schaden anrichten kann, weil eine erfundene Firma mit plausibler Adresse genauso aussieht wie eine echte. Die Regel im Agenten lautet deshalb: keine Aussage ohne Quelle. Jedes Feld im Dossier trägt eine URL und ein Belegzitat; was nicht belegbar ist, wird als unbelegt ausgewiesen und nicht bewertet. Ein Kandidat ohne auffindbaren Registereintrag, oder ohne Hinweis darauf, dass er die Warengruppe tatsächlich fertigt, kommt nicht mit einer schlechten Punktzahl ins Dossier — er kommt mit dem Vermerk hinein, was an ihm nicht prüfbar war. Das macht die Shortlist kürzer und die Übergabe an den Einkauf schneller.

Für den Verhandlungsagenten gilt dieselbe Regel in einer strengeren Form: die Quelle ist hier die Nachricht des Lieferanten — die Mail oder der Verlauf auf der Plattform. Jede Zahl, die er in den verhandelten Stand schreibt, trägt die Runde und den Satz, in dem sie stand.

Wo der Agent aufhört

Der Agent entscheidet nichts. Er liefert Dossiers, Anfrage-Entwürfe und — wo die Weiche auf Verhandlung stand — einen verhandelten Stand samt Verlauf; Freigabe, Bestellung und Vertrag bleiben beim Einkauf. Das ist keine Vorsichtsformel, sondern die Arbeitsteilung, die den Agenten nützlich macht: Er übernimmt die Stunden, die niemand gern aufwendet — suchen, lesen, abgleichen, protokollieren, und jetzt auch die ersten Runden Schriftverkehr — und legt die Entscheidung mit allen Belegen auf den Tisch.

Vier Grenzen bleiben, und sie stehen in jedem Dossier:

• Plattformpreise sind Richtwerte, keine Angebote. Verbindlich wird es erst mit der Antwort auf die Anfrage.
• Ein verhandelter Preis ist kein Abschluss. Der Agent holt Konditionen ein; zugesagt werden sie mit der Bestellung des Einkaufs.
• Ein behauptetes Zertifikat ist kein gültiges Zertifikat. Der Agent findet den Hinweis darauf; die Dokumentenprüfung bleibt menschlich.
• Ohne Muster keine Qualitätsentscheidung. Bei Eigenmarken ist die Recherche der Anfang der Beschaffung, nicht ihr Ende.